Šādas izvēles uzņēmumu vadītājiem jāizdara gan grāmatvedībā un IT uzturēšanā, gan personāla atlasē un mārketingā. Lēmumu sarežģī tas, ka sākotnēji lētākais risinājums ilgākā laikā var izrādīties dārgāks.
Alga un ārpakalpojuma rēķins neatspoguļo visas izmaksas
Salīdzinot darbinieka algu ar ārpakalpojuma piedāvājumu, uzņēmumi mēdz nepietiekami novērtēt pastāvīgas darbavietas uzturēšanas izmaksas. Papildus bruto algai jāņem vērā darba devēja nodokļi, aprīkojums, programmatūras licences un profesionālā pilnveide.
Izmaksas rodas jau pirms darbinieka pirmās darba dienas. Specializēta amata kandidātu atlase var ilgt vairākus mēnešus, un arī pēc pieņemšanas darbā nepieciešams laiks, lai jaunais kolēģis iepazītu uzņēmuma procesus. Šajā periodā vadītājs vai citi darbinieki daļu sava laika velta apmācībai.
Jāņem vērā arī atvaļinājumi un slimības lapas. Ja uzņēmumā konkrēto funkciju veic tikai viens cilvēks, viņa prombūtnes laikā darbi var apstāties vai nonākt pie kolēģiem, kuriem jau ir citi pienākumi.
Ārpakalpojuma rēķins parasti ir vieglāk prognozējams, taču arī tas ne vienmēr aptver visas izmaksas. Papildu uzdevumi, ārpus līguma paredzētie darbi un uzņēmuma darbinieku laiks sadarbības koordinēšanai var ievērojami mainīt sākotnējo aprēķinu.
Tādēļ izmaksas jāvērtē vismaz gada griezumā, ņemot vērā faktisko darba apjomu un uzņēmumam nepieciešamo rezultātu.
Ja darba apjoms svārstās, pastāvīga darbavieta var neatmaksāties
Daļai uzņēmumu noteikti speciālisti nepieciešami tikai periodiski. Piemēram, ražošanas uzņēmumam var būt vajadzīga intensīva IT sistēmu ieviešana, pēc kuras turpmāk nepieciešama vien regulāra uzturēšana. Pieņemt pilnas slodzes darbinieku šādam uzdevumam var būt ekonomiski nepamatoti.
Līdzīga situācija rodas sezonālos uzņēmumos. Pirms aktīvās pārdošanas sezonas darba apjoms strauji pieaug, bet pārējos mēnešos samazinās. Ja speciālistam pietiek darba tikai divas dienas nedēļā, ārpakalpojums var būt praktiskāks risinājums.
Pirms lēmuma pieņemšanas uzņēmumam vajadzētu izvērtēt iepriekšējo mēnešu faktisko darba apjomu. Cik stundu aizņēmuši konkrētie uzdevumi? Vai nepieciešamība atkārtojas regulāri? Cik daudz darba paredzams pēc pašreizējā projekta beigām?
Šāds izvērtējums palīdz izvairīties no situācijas, kurā uzņēmums pieņem speciālistu pilnai slodzei, bet vēlāk meklē viņam papildu pienākumus, lai attaisnotu darbavietas izmaksas.
Vienlaikus ārpakalpojums ne vienmēr nozīmē tūlītēju pieejamību. Ja partneris apkalpo vairākus klientus, steidzamiem uzdevumiem var būt nepieciešama iepriekšēja plānošana. Uzņēmumam, kuram speciālista klātbūtne vajadzīga katru dienu, šāds modelis var radīt sarežģījumus.
Kuras zināšanas uzņēmumam jāsaglabā savā komandā?
Izvēloties starp darbinieku un ārpakalpojumu, jāvērtē arī konkrētās funkcijas nozīme uzņēmuma darbībā.
Ja uzņēmuma konkurētspēja balstās uz īpašu ražošanas tehnoloģiju, produkta izstrādi vai ilgstošām klientu attiecībām, attiecīgās zināšanas parasti ir izdevīgi uzturēt uzņēmuma iekšienē. Šādos gadījumos speciālista aiziešana vai ārējā partnera maiņa var radīt lielākus zaudējumus nekā ietaupījums uz darbaspēka izmaksām.
Piemēram, uzņēmumam, kas izstrādā specializētu programmatūru, sava izstrādes komanda var būt būtiska priekšrocība. Tā pārzina produkta vēsturi, klientu prasības un iepriekš pieņemtos tehniskos lēmumus. Ārējam izstrādātājam šādu zināšanu iegūšana prasītu ievērojamu laiku.
Savukārt atbalsta funkcijas, kurās uzņēmumam nav nepieciešams veidot unikālu kompetenci, biežāk iespējams uzticēt ārējiem speciālistiem. Grāmatvedības uzskaite, atsevišķi juridiskie jautājumi vai specializēta IT uzturēšana ir piemēri, kuros ārpakalpojums var būt ekonomiski pamatots.
Šī robeža dažādās nozarēs atšķiras. E-komercijas uzņēmumam klientu datu analīze var būt ikdienas lēmumu pamatā, kamēr nelielam ražotājam līdzīga kompetence nepieciešama tikai periodiski.
Specializētās jomās viena cilvēka zināšanām ir robežas
Dažās profesionālajās jomās darba metodes un tehnoloģijas mainās tik strauji, ka vienam uzņēmuma darbiniekam ir grūti regulāri apgūt visus jaunumus.
Digitālais mārketings ir raksturīgs piemērs. Reklāmas platformās mainās automatizācijas iespējas, datu analīzes risinājumi un kampaņu pārvaldības principi. Uzņēmumā strādājošs speciālists ikdienā galvenokārt redz sava darba devēja kampaņas, savukārt reklāmas aģentūra var uzkrāt pieredzi, strādājot ar dažādu nozaru uzņēmumiem un atšķirīgiem reklāmas budžetiem.
Plašāka pieredze palīdz salīdzināt pieejas un savlaicīgāk pamanīt problēmas. Turklāt aģentūrā parasti ir vairāki speciālisti, kuri var savstarpēji konsultēties. Uzņēmumā, kur par visu digitālo mārketingu atbild viens cilvēks, šādas iespējas var būt ierobežotas.
Taču ārējam partnerim ir arī trūkumi. Aģentūras speciālists nevar tik labi pārzināt uzņēmuma produktu, klientu vajadzības un iekšējos procesus kā darbinieks, kurš ar tiem strādā katru dienu. Daļa laika neizbēgami jāvelta informācijas nodošanai un uzdevumu saskaņošanai.
Ja sadarbība ir nepietiekami organizēta, ārpakalpojuma sniedzējs var pieņemt tehniski pareizus, bet uzņēmuma situācijai neatbilstošus lēmumus. Tāpēc specializētas zināšanas pašas par sevi vēl negarantē labāku rezultātu.
Kad sava komanda ir izdevīgāka par ārpakalpojumu?
Ja konkrētajā jomā darba apjoms ir stabils un pietiekams pilnai slodzei, sava speciālista pieņemšana var būt ekonomiski izdevīgāka.
Piemēram, uzņēmumam ar lielu produktu klāstu un regulāru jaunu preču ieviešanu var būt nepieciešams mārketinga speciālists, kurš ikdienā koordinē komunikāciju, sadarbojas ar pārdošanas komandu un pārzina katras produktu kategorijas īpatnības. Šādā situācijā ārējā partnera regulāra informēšana var aizņemt pārāk daudz laika.
Pastāvīga komanda ir īpaši vērtīga arī darbā, kur nepieciešama ātra lēmumu pieņemšana. Ja speciālistam katru dienu jāiesaistās produktu attīstībā vai jārisina klientu problēmas, tieša sadarbība ar kolēģiem var būt efektīvāka par ārēju komunikāciju.
Vēl viens apsvērums ir konfidencialitāte. Atsevišķās nozarēs uzņēmumi strādā ar sensitīvu informāciju vai regulējumu, kas ierobežo ārējo partneru piekļuvi datiem. Šādos gadījumos iekšēja komanda var atvieglot kontroles nodrošināšanu, lai gan arī darbinieku piekļuve ir pienācīgi jāpārvalda.
Pieaugot uzņēmuma apjomam, mainās arī izmaksu attiecība. Ja ārpakalpojuma rēķini ilgstoši pārsniedz izmaksas, kas būtu nepieciešamas atbilstošas iekšējās komandas uzturēšanai, ir pamats izvēli pārskatīt.
Savai komandai ir vēl viena priekšrocība: zināšanas pakāpeniski uzkrājas uzņēmumā. Darbinieki atceras iepriekšējo projektu kļūdas, pārzina klientu vēsturi un spēj izmantot šo pieredzi turpmākajos lēmumos. Ja ārējais partneris tiek nomainīts, daļa šādas pieredzes var pazust līdz ar sadarbības beigām.
Kāpēc uzņēmumi bieži apvieno abus risinājumus?
Praksē izvēle ne vienmēr jāizdara starp pilnībā iekšēju komandu un pilnīgu ārpakalpojumu. Daudzos uzņēmumos efektīvi darbojas modelis, kurā savs darbinieks atbild par konkrēto virzienu, bet specializēti uzdevumi tiek uzticēti ārējiem partneriem.
Piemēram, uzņēmuma mārketinga vadītājs var pārzināt produktu, noteikt prioritātes un koordinēt kampaņas, savukārt ārējie speciālisti veic reklāmas kontu tehnisko pārvaldību vai atsevišķus analītikas darbus. Šādi uzņēmums saglabā kontroli pār lēmumiem, vienlaikus iegūstot piekļuvi specializētām zināšanām.
Šādam sadarbības modelim nepieciešams skaidrs pienākumu sadalījums. Ja nav noteikts, kurš pieņem gala lēmumu, kurš sagatavo informāciju un kurš atbild par rezultātu, darbi var kavēties. Īpaši problemātiskas ir situācijas, kurās iekšējā komanda un ārējais partneris katrs pieņem, ka konkrētais uzdevums ir otras puses atbildība.
Hibrīda modelis var būt piemērots arī augošiem uzņēmumiem. Sākotnēji ārpakalpojums palīdz pārbaudīt faktisko darba apjomu un vajadzīgās kompetences. Kad uzņēmums sasniedz stabilu noslodzi, daļu funkciju iespējams pakāpeniski pārņemt savā komandā.
Kas jāsakārto, lai izvēle vēlāk nekļūtu par problēmu?
Neatkarīgi no izvēlētā modeļa uzņēmumam jāsaglabā kontrole pār saviem datiem un darba rezultātiem.
Piemēram, reklāmas kontiem, analītikas sistēmām un izstrādātajiem materiāliem jābūt pieejamiem uzņēmumam arī pēc sadarbības izbeigšanas. Ja konti izveidoti ārējā partnera īpašumā vai piekļuves ir tikai vienam darbiniekam, pakalpojuma sniedzēja vai speciālista maiņa var radīt nevajadzīgus sarežģījumus.
Tikpat nozīmīga ir procesu dokumentēšana. Uzņēmumam jāzina, kā tiek pieņemti lēmumi, kur glabājas būtiskā informācija un kā iespējams turpināt iesāktos darbus, ja atbildīgais cilvēks aiziet.
Jau sadarbības sākumā jāvienojas par sasniedzamajiem rezultātiem un to novērtēšanu. Tas palīdz izvairīties no situācijas, kurā uzņēmums maksā par nostrādātajām stundām vai paveikto uzdevumu skaitu, bet nespēj izvērtēt šo darbu lietderību.
Lēmums par ārpakalpojumu vai savu komandu nav jāpieņem uz visiem laikiem. Uzņēmumam augot, var mainīties darba apjoms, pieejamais budžets un nepieciešamās kompetences. Tādēļ arī agrāk pamatota izvēle pēc gada var vairs neatbilst faktiskajai situācijai.
Dārgākā kļūda nereti rodas tad, kad uzņēmums turpina uzturēt ierasto darba modeli tikai tāpēc, ka tas savulaik šķitis pareizs. Neizmantota darbinieka kapacitāte un ārpakalpojuma rēķini par darbiem, kurus uzņēmums jau spētu paveikt pats, gada laikā var izmaksāt ievērojami vairāk nekā savlaicīga lēmuma pārskatīšana.
